De flesta organisationer har en gallringspolicy. Betydligt färre kan visa att den följs. Skillnaden märks vid tillsyn, vid incidenter och i registerförteckningen: policyn säger att uppgifter om tidigare anställda raderas efter två år, men ingen kan peka på var det sker, när det senast skedde eller vad som faktiskt togs bort.
För att gallring ska gå från papper till rutin behöver tre förutsättningar finnas i de system där uppgifterna lever.
Tidsstämplar som går att lita på. Gallringsfrister räknas från en tidpunkt: när uppgiften skapades, när den senast ändrades eller när ett ärende avslutades. Om tidsstämplarna kan redigeras i efterhand, eller saknas för vissa poster, faller hela beräkningen. Skapad- och ändrad-tid ska sättas av systemet och vara skrivskyddade för användare.
Urval på tid och attribut. En gallringsrutin är i grunden en fråga: alla objekt av typen X, äldre än Y, som inte omfattas av undantag Z. Kan systemet inte ställa den frågan blir gallringen ett manuellt letande, och manuellt letande blir inte gjort. Undantagen är lika viktiga som regeln: pågående ärenden, rättsliga skyldigheter och arkivkrav ska kunna hålla kvar uppgifter som annars skulle gallras.
Radering som lämnar spår efter sig, men inte uppgifter. GDPR kräver att uppgifterna försvinner. Verksamheten kräver samtidigt att det går att visa att gallringen skett: vad som raderades, när och enligt vilken regel. Lösningen är att raderingen loggas som händelse medan innehållet tas bort, så att bevisningen finns kvar utan att personuppgifterna gör det.
I Helios är detta plattformsegenskaper. Varje objekt och relation bär systemsatta skapad- och ändrad-tider. Urval görs med frågor över informationsmodellen på typ, tid och attribut, och radering kan köras mot urvalet transaktionssäkert, med fullständig spårbarhet i audit trail. Eftersom register, klassningar och ärenden hänger ihop i samma graf syns också vad en gallring påverkar innan den genomförs. Mer under produkt och i vanliga frågor.
